Esta
etapa específicamente se refiere a la forma como un activo ijo llega a las instalaciones
de alguna dependencia de la pontificia universidad javeriana y como es
registrad en la base de datos, aplicativo o modulo de activos fijos.
Se entiende por activo
fijo, con base en la definición dada en el artículo 64 del Decreto 2649 de
1.993, aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está
destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la
empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la
producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso
administrativo de la entidad.
·
Las
modalidades:
Pautas
para compra local o importación de activos fijos:
·
La única dependencia
para autorizar las compras es la Gerencia de Logística quién puede realizar
compras a proveedores que se encuentren inscritos en el sistema de registros de
proveedores de la empresa.
·
Para ejecutar cualquier requisición de activos fijos la dependencia
solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad
presupuestal para la compra en el correspondiente
rubro de inversiones.
·
Toda requisición de
compra de activos fijos debe estar de acuerdo al presupuesto aprobado por la empresa.
·
No se deben aceptar
requisiciones mixtas de productos de consumo y de activos fijos. Cada requisición debe venir en su formato
correspondiente.
·
Toda requisición de
activos fijos debe traer el máximo de información posible para que la compra se
realice de forma eficaz y eficiente.
Ingreso definitivo: Por
compra: - Compra local
- Importación
Por
donación
Ingreso temporal: Demostración.
Activos temporales
Ø
Los formatos:
·
El único medio de
solicitud de compra de un activo fijo a la Oficina de Proveeduría es el formato
de pedido, el cual se encuentra disponible en la red - Dirección de Finanzas –
Proveeduría – Formato de pedido.
·
El formato u orden de pedido está conformado por un
original y dos copias:
·
La hoja original es la utilizada para los trámites necesarios de
compra al interior de la Oficina de Proveeduría.
·
La primera copia se la lleva la dependencia solicitante una vez
radicada en la Oficina de Proveeduría.
·
La segunda copia es archivada en un consecutivo de pedidos recibidos
por parte de la Oficina de Proveeduría
·
No se radicarán
requisiciones de activos fijos si no se informa el nombre y documento de identidad
de la persona que se va a responsabilizar del activo.
·
Compras locales:
·
La dependencia elabora el pedido en el formato
pertinente y lo hace firmar por las personas autorizadas.
·
La dependencia lo envía para radicación a la
Oficina de Proveeduría, sede Javeriana.
·
La Oficina de Proveeduría cotiza según tabla
de atribuciones para compra.
·
Dependiendo del monto procede o espera reunión
de la Junta de Compras o aprueba directamente el jefe de la Oficina de
Proveeduría.
·
Una vez se autoriza la compra, Proveeduría
elabora y entrega orden de compra al proveedor con las instrucciones de
entrega.
·
Proveeduría coordina la entrega del activo.
Dependiendo de las características del bien como su peso, volumen, delicadeza,
etc, pueden ser recibidos en la bodega o directamente en las instalaciones de
la dependencia.
·
La dependencia firma como recibida previa
inspección del bien. Debe, a la mayor brevedad posible, reportar cualquier
falla en el funcionamiento a al Oficina de Proveeduría.
·
Proveeduría, en forma simultánea a la entrega
del activo en la dependencia, envía a la Oficina de Activos Fijos copia de la
factura de compra y del pedido donde consta la recepción del activo por parte
de la dependencia. Activos Fijos inicia los procesos de ingreso a la base de
datos, plaqueo, personalización del activo, marcación y aseguramiento del
activo, procesos que se detallaran más adelante.
Ø
Importaciones:
En términos generales es una compra normal, la diferencia radica
en la ubicación del proveedor que está radicado en el exterior, lo que obliga a
pasos adicionales.
Proceso de importación de activos fijos:
Los pasos 1 a 4 del proceso general
para compra de activos fijos mencionado anteriormente se cumplen de igual forma
que en el caso de compras locales.
Una vez se autoriza la
compra viene la diferencia, que radica en pasos adicionales a cargo de la
Oficina de Proveeduría, y son:
1.
Elaboración de la licencia de
importación.
2.
Autorización de la misma por parte
de la Dirección de Finanzas.
3.
Radicación de la misma ante el
Ministerio de Comercio Exterior para su respectiva aprobación y, en forma
simultánea, trámite de la exención del arancel.
4.
Si el trámite de la licencia es para proyectos de investigación
previamente autorizados por el Departamento Nacional de Planeación, se realiza
el trámite de solicitud de exención del IVA ante el Departamento Nacional de
Planeación, con el apoyo de la Vicerrectora Académica.
5.
Proveeduría coordina el despacho
de la mercancía a Colombia por parte del proveedor.
6.
Una vez llega esta, Proveeduría
informa a la sociedad de intermediación aduanera este evento, para que proceda
a la respectiva nacionalización y entrega de la carga según instrucciones
recibidas.
7.
Proveeduría procede a la
liquidación de la importación con el fin de conocer el costo real de la
mercancía.
8.
Una vez la sociedad de
intermediación le entrega la carga a la Universidad, el proceso se realiza de
igual forma que el proceso general de compras a partir del paso No. 6.
