Adquisición de los activos

Esta etapa específicamente se refiere a la forma como un activo ijo llega a las instalaciones de alguna dependencia de la pontificia universidad javeriana y como es registrad en la base de datos, aplicativo o modulo de activos fijos.

Se entiende por activo fijo, con base en la definición dada en el artículo 64 del Decreto 2649 de 1.993, aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad.

·         Las modalidades:

Pautas para compra local o importación de activos fijos: 

·         La única dependencia para autorizar las compras es la Gerencia de Logística quién puede realizar compras a proveedores que se encuentren inscritos en el sistema de registros de proveedores de la empresa.

·         Para ejecutar cualquier requisición de activos fijos la dependencia solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra en el correspondiente rubro de inversiones.

·         Toda requisición de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al presupuesto aprobado por la empresa.

·         No se deben aceptar requisiciones mixtas de productos de consumo y de activos fijos. Cada requisición debe venir en su formato correspondiente.

·         Toda requisición de activos fijos debe traer el máximo de información posible para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente.

Ingreso definitivo: Por compra: - Compra local

                                                     - Importación

           Por donación

Ingreso temporal: Demostración.

                             Activos temporales

Ø  Los formatos:

·         El único medio de solicitud de compra de un activo fijo a la Oficina de Proveeduría es el formato de pedido, el cual se encuentra disponible en la red - Dirección de Finanzas – Proveeduría – Formato de pedido.

·         El formato u orden de pedido está conformado por un original y dos copias:

·         La hoja original es la utilizada para los trámites necesarios de compra al interior de la Oficina de Proveeduría.

·         La primera copia se la lleva la dependencia solicitante una vez radicada en la Oficina de Proveeduría.

·         La segunda copia es archivada en un consecutivo de pedidos recibidos por parte de la Oficina de Proveeduría

·         No se radicarán requisiciones de activos fijos si no se informa el nombre y documento de identidad de la persona que se va a responsabilizar del activo.

·         Compras locales:

·        La dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar por las personas autorizadas.

·        La dependencia lo envía para radicación a la Oficina de Proveeduría, sede Javeriana.

·        La Oficina de Proveeduría cotiza según tabla de atribuciones para compra.

·        Dependiendo del monto procede o espera reunión de la Junta de Compras o aprueba directamente el jefe de la Oficina de Proveeduría.

·        Una vez se autoriza la compra, Proveeduría elabora y entrega orden de compra al proveedor con las instrucciones de entrega.

·        Proveeduría coordina la entrega del activo. Dependiendo de las características del bien como su peso, volumen, delicadeza, etc, pueden ser recibidos en la bodega o directamente en las instalaciones de la dependencia.

·        La dependencia firma como recibida previa inspección del bien. Debe, a la mayor brevedad posible, reportar cualquier falla en el funcionamiento a al Oficina de Proveeduría.

·         Proveeduría, en forma simultánea a la entrega del activo en la dependencia, envía a la Oficina de Activos Fijos copia de la factura de compra y del pedido donde consta la recepción del activo por parte de la dependencia. Activos Fijos inicia los procesos de ingreso a la base de datos, plaqueo, personalización del activo, marcación y aseguramiento del activo, procesos que se detallaran más adelante.

Ø  Importaciones:

En términos generales es una compra normal, la diferencia radica en la ubicación del proveedor que está radicado en el exterior, lo que obliga a pasos adicionales.

Proceso de importación de activos fijos:

Los pasos 1 a 4 del proceso general para compra de activos fijos mencionado anteriormente se cumplen de igual forma que en el caso de compras locales.

Una vez se autoriza la compra viene la diferencia, que radica en pasos adicionales a cargo de la Oficina de Proveeduría, y son:

1.    Elaboración de la licencia de importación.

2.    Autorización de la misma por parte de la Dirección de Finanzas.

3.    Radicación de la misma ante el Ministerio de Comercio Exterior para su respectiva aprobación y, en forma simultánea, trámite de la exención del arancel.

4.    Si el trámite de la licencia es para proyectos de investigación previamente autorizados por el Departamento Nacional de Planeación, se realiza el trámite de solicitud de exención del IVA ante el Departamento Nacional de Planeación, con el apoyo de la Vicerrectora Académica.

5.    Proveeduría coordina el despacho de la mercancía a Colombia por parte del proveedor.

6.    Una vez llega esta, Proveeduría informa a la sociedad de intermediación aduanera este evento, para que proceda a la respectiva nacionalización y entrega de la carga según instrucciones recibidas.

7.    Proveeduría procede a la liquidación de la importación con el fin de conocer el costo real de la mercancía.

8.    Una vez la sociedad de intermediación le entrega la carga a la Universidad, el proceso se realiza de igual forma que el proceso general de compras a partir del paso No. 6.